Documento legal

Solicitudes de autoridades sobre datos personales

Última actualización: 9 de noviembre de 2026

Esta política interna explica qué hace Desarrollo y Soluciones Tecnológicas S.A.S. (DeSoluTec S.A.S.) cuando una autoridad pública (un juez, la Fiscalía, la Policía, la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad, de Colombia o de otro país) le pide datos personales que trata en wabalink y en las demás aplicaciones de DeSoluTec (por ejemplo, un requerimiento de la DIAN sobre SIGSA). Aplica a los datos que tratamos como Encargado por cuenta de cada organización, según el Contrato de encargo, y a los que tratamos como Responsable, según la Política de Privacidad.

1. Revisión de legalidad antes de responder

Ninguna solicitud se responde sin que antes la revise el oficial de protección de datos ([email protected]) y, cuando haga falta, un abogado externo. Las herramientas automáticas o de inteligencia artificial pueden ayudar a ordenar la solicitud, pero la decisión la toma siempre una persona. Se verifica que:

• la autoridad es real y competente (se confirma por un canal oficial, no solo por el correo que la envía);
• tiene una base legal válida: orden judicial, requerimiento de autoridad administrativa en ejercicio de sus funciones u otra que la ley colombiana reconozca (Ley 1581 de 2012, art. 10);
• dice con claridad qué datos pide, de qué personas y para qué.

2. Rechazo o impugnación de solicitudes ilícitas

Si la solicitud no cumple lo anterior, es desproporcionada o viene de una autoridad extranjera sin un mecanismo legal aplicable en Colombia, no se entregan los datos: se responde por escrito pidiendo aclaración o explicando por qué no procede y, si es necesario, se impugna por las vías legales disponibles. Nunca se dan datos por una llamada, un correo informal o una solicitud verbal.

3. Entregar solo lo mínimo necesario

Si la solicitud es válida, se entrega solo lo estrictamente pedido: los datos de las personas y del periodo indicados, nunca la base de datos completa ni acceso directo a la plataforma. Se envía por un canal seguro. Cuando los datos son de una organización cliente, se le avisa antes de entregarlos (o después, si la ley no lo permite antes), para que pueda ejercer su defensa.

4. Qué se entrega según el tipo de dato

La exigencia sube con la sensibilidad del dato:

• Datos de cuenta y facturación (nombre, documento, correo, datos de facturación): requerimiento escrito de una autoridad competente en ejercicio de sus funciones (Ley 1581 de 2012, art. 10, lit. a).
• Datos técnicos y de actividad (direcciones IP, fechas y horas de acceso, registros): requerimiento escrito de autoridad competente que defina la finalidad y el periodo.
• Contenido de las conversaciones (mensajes, archivos, notas): solo con orden judicial o con la orden de la autoridad que la Constitución y la ley faculten para acceder a comunicaciones privadas, con el control judicial que exijan. Un oficio administrativo genérico no es suficiente.

5. Registro de cada solicitud

Cada solicitud, aunque se rechace, queda en un registro interno de acceso restringido que se conserva al menos cinco años, con esta información:

6. Contacto

Las autoridades deben dirigir sus solicitudes a [email protected] o a la dirección Calle 21 # 7-46, Condominio Centro Real, Apto. 201C, Barrio San Ignacio (C.P. 150001), Tunja, Boyacá, Colombia.